Vær Ekstra Godt Forberedt til Møderne Med Påmindelser

Der er ikke noget værre end at stå uforberedt til et møde. Vi har sikkert alle sammen prøvet det, på et eller andet tidspunkt, og det er meget forskelligt hvordan det går. Nogle formår at improvisere sig frem, og måske ender det med, at ingen opdager hvor uforberedte de var. For andre ender det med det pinligste møde nogensinde, og måske risikerer de endda fyring eller lignende. Uanset hvordan det går, så er det aldrig en særligt rar følelse, og man ved godt at man var heldig, hvis man alligevel formåede at komme nogensinde uskadt igennem. Det er ikke meningen, at ens arbejde skal være et gamble hver gang der er møde.

Så man er selvfølgeligt motiveret til, at være bedre forberedt næste gang. Men hvordan sikrer man sige lige, at disse gode intentioner, også manifesterer sig i virkeligheden? For mig har tricket været, at benytte mig rigtigt meget af påmindelser.

Først og fremmest, så mindede jeg mig selv om, at det ikke måtte gå helt galt igen. Så jeg satte en post-it note på min computerskærm på arbejdet, der sagde ”Møde? Kalender!”. Formålet med den var ganske enkelt, at minde mig om at næste gang jeg bliver indkaldt til et møde, så skal jeg finde min kalender frem og skrive mødet ind i den. Men jeg skrev ikke bare en enkelt påmindelse ind i kalenderen. En uge før mødet, skrev jeg ”Husk: Møde om 1 uge.” og dagen før mødet skulle være, skrev jeg ”HUSK! Møde i morgen!!!”. Vores mødebooking system kan desuden sættes op til, at sende mig en SMS med påmindelser om mødet, og det satte jeg også op. Selv hvis jeg ikke lige får kigget i kalenderen, får jeg altså en besked der minder mig om, at der er møde inden længe.

Ved hjælp af de påmindelser, kan jeg så strukturere min arbejdsdag de par dage om ugen, på en sådan måde, at jeg aktivt arbejder imod at være forberedt på møderne. Her tager jeg altid noter. En uge før begynder jeg at skrive alle mine tanker ned, som umiddelbart virker relevante for mødet. Det er ikke nemt at læse og vil aldrig deles med andre: det er bare for at få mine tanker ned på papir. Det afslører typisk nogle huller i min viden, som jeg gerne skal have styr på, før selve mødet skal være. Jeg har heldigvis en uge til at udfylde disse huller i min viden, og tage noter om disse ting også. Dagen før mødet går jeg så mine lange rodede noter igennem, og laver en prioriteret stikordsliste, som kan minde mig om, hvad jeg gerne vil tale om på mødet.

Denne strukturerede tilgang, baseret på påmindelser, har virket utroligt godt for mig. Det er selvfølgeligt ikke altid man bliver advaret en helt uge i forvejen, men så tilpasser jeg systemet, ud fra den tid jeg nu engang har.